Documentazione in regola per tutelare i propri diritti

La regolare tenuta della documentazione relativa al mandato è un efficiente strumento di tutela dei propri diritti. Troppo spesso nel corso dell'esecuzione di un mandato, l'azienda non ottempera alle norme regolatrici dettate dal Codice Civile e dagli Accordi Economici Collettivi.

Spesso la mancata consegna della documentazione relativa all'attività svolta dall'agente (estratti conto, etc.,) può apparire quale mera dimenticanza, o essere addebitata ad una gestione non ordinata dell'azienda. Tali mancanze possono arrecare all'agente gravi pregiudizi, nella fase in cui, terminato il rapporto, l'azienda deve liquidare le indennità dovute.

E' opportuno ricordare che il Codice Civile stabilisce espressamente che: "Il Preponente nei rapporti con l'Agente deve agire con lealtà e buona fede. Egli deve mettere a disposizione dell'Agente la documentazione necessaria relativa ai beni o servizi trattati e fornire all'agente le informazioni necessarie all'esecuzione del contratto. Il Preponente consegna all'Agente un estratto conto delle provvigioni dovute al più tardi l'ultimo giorno del mese successivo al trimestre nel corso del quale esse sono maturate. L'estratto conto indica gli elementi essenziali in base ai quali è effettuato il calcolo delle provvigioni. Entro il medesimo termine le provvigioni liquidate devono essere effettivamente pagate all'agente. L'Agente ha diritto di esigere che gki siano fornite tutte le informazioni per verificare l'importo delle provvigioni liquidate ed in particolare un estratto dei libri contabili. E' nullo ogni patto contrario al presente articolo".

Tali disposizioni costituiscono l'applicazione di un più generale principio di correttezza e buona fede nell'esecuzione del contratto che viene imposta alle mandanti. In ogni caso, il documento proveniente dalla mandante, che assume un'importanza fondamentale per l'agente, risulta essere l'estratto conto provvigionale. L'estratto conto, infatti, è lo strumento necessario, da un lato per verificare la corretta e puntuale liquidazione delle provvigioni e dall'altro per poter correttamente conteggiare le indennità di fine rapporto.  Come si è detto, le mandanti sono tenute ad inviare l'estratto conto entro l'ultimo giorno del mese successivo al trimestre nel corso del quale sono maturate. Detti termini, peraltro, sono improrogabili e non possono essere aumentati dalle parti in quanto dall'ultimo comma dell'art. 1749 c.c., si desume il carattere inderogabile di dette disposizioni. La norma in esame, inoltre, stabilisce che l'agente ha diritto di "esigere che gli siano fornite tutte le informazioni necessarie per verificare l'importo delle provvigioni liquidate ed in particolare un estratto dei libri contabili".

Detta disposizione assume una rilevanza fondamentale, dal momento che la stessa costituisce il presupposto - in sede di contenzioso giudiziale - per richiedere al Giudice l'esibizione dei libri contabili, ove l'azienda non abbia ottemperato agli obblighi imposti. Se, come detto, le norme di legge impongono alle ditte un costante obbligo di informazione e di invio di documentazione, è di fondamentale importanza che sia l'agente, ove possibile, a pretendere il puntuale invio della predetta documentazione da parte dell'azienda.

Avv. Andrea Mortara